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La gestion électronique de document (GED) consiste à gérer et organiser les informations ou documents de manière informatique. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d'un document, de l'acquisition à l'archivage.

Fonctionnalités de la GED

Acquisition
L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques.

Classement
Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral).

Stockage
Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes.

Diffusion
Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.

Archivage
Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation.

GED : quels avantages ?

Réduction des coûts liés au papier
L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts.

Accès ubiquiste aux documents
Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.

Amélioration de l'indexation et de la recherche
L'indexation et la recherche de documents sont plus rapides, complètes et précises dans un système de GED que dans des archives papier.

Démarche qualité
Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED. Ce côté systématique s'inscrit naturellement dans le cadre de la démarche qualité.